Skuteczne wprowadzanie i organizowanie danych zapewnia funkcja list rozwijanych programu Excel. Dodawanie i dostosowywanie list rozwijanych w programie Excel zostanie szczegółowo omówione w tym samouczku krok po kroku.
Niezależnie od tego, czy jesteś nowym, czy doświadczonym użytkownikiem, ten artykuł ma na celu uproszczenie tworzenia rozwijanych list w programie Excel, rozwiązywanie typowych problemów i oferowanie przydatnych technik rozwiązywania problemów.
Jak dodać listę rozwijaną w programie Microsoft Excel
Dodawanie rozwijanych menu jest ważną funkcją programu Excel, ponieważ pozwala użytkownikom ograniczyć liczbę wpisów, które ludzie mogą wprowadzać w komórce, dzięki czemu wprowadzanie danych jest szybsze i dokładniejsze.
Kilka prostych kroków może odpowiedzieć na pytanie, jak utworzyć listę rozwijaną w programie Excel:
Krok 1: Otwórz plik Excel, który należy edytować
Krok 2: Przejdź do „danych” na pasku narzędzi, a następnie kliknij „ sprawdzanie poprawności danych ”
Krok 3: W oknie dialogowym kliknij „ ustawienia ”
Krok 4: Kliknij listę rozwijaną i wybierz „Lista”
Krok 5: Wybierz zakres, do którego chcesz dodać listę rozwijaną i kliknij „OK”
Zalety
Więcej opcji walidacji danych, w tym możliwość tworzenia zależnych list rozwijanych.
Listy rozwijane w programie Excel można łączyć z innymi funkcjami, takimi jak formatowanie warunkowe i formuły, co ułatwia automatyzację zadań przetwarzania danych.
Excel umożliwia użytkownikom sortowanie i filtrowanie danych w ramach samej listy rozwijanej, co jest korzystne w przypadku większych zbiorów danych.
Cons
Problemy ze zgodnością z innymi wersjami oprogramowania lub programu Excel.
Krzywa uczenia się programu Excel jest bardziej stroma niż krzywa WPS Office, a funkcja listy rozwijanej nie jest wyjątkiem.
Microsoft Excel to program premium, który może być poza zasięgiem niektórych użytkowników.
Jak dodać listę rozwijaną w WPS Office
Kompletny pakiet biurowy o nazwie WPS Office zawiera narzędzia takie jak Writer, Presentation i Spreadsheet. Podobnie jak Microsoft Excel, funkcja arkusza kalkulacyjnego WPS Office umożliwia użytkownikom tworzenie, edytowanie i analizowanie danych za pomocą arkuszy kalkulacyjnych.
WPS Spreadsheet to elastyczne narzędzie do różnych zadań, od prostych obliczeń po skomplikowane modelowanie danych, dzięki funkcjom takim jak formuły, wykresy, sortowanie i filtrowanie danych.
Arkusz kalkulacyjny WPS umożliwia także użytkownikom dodawanie list rozwijanych i ułatwia wprowadzanie danych. Wykonując kilka kroków, użytkownicy mogą łatwo dodać listę rozwijaną:
Krok 1: Uruchom arkusz kalkulacyjny WPS i otwórz arkusz kalkulacyjny, w którym chcesz dodać listę rozwijaną.
Krok 2: Wybierz „dane” na pasku narzędzi
Krok 3: Kliknij „Walidacja”
Krok 4: W oknie dialogowym Walidacja wybierz kartę „Ustawienia” i kliknij menu rozwijane , aby wybrać „Listy”
Krok 5: Wybierz zakres, w którym potrzebne jest menu rozwijane i kliknij „OK”:
Zalety
WPS zawiera szczególną funkcję listy rozwijanej, która jest dość podstawowa i pozwala na szybkie przetwarzanie wsadowe.
Listy rozwijane mogą zapobiegać błędom wprowadzania, które mogą prowadzić do późniejszych problemów , poprzez ograniczenie alternatyw dostępnych dla użytkownika.
Ponieważ WPS Office jest darmowym programem, więcej użytkowników może skorzystać z tej funkcji.
Cons
Listy rozwijane nie są najlepszym wyborem dla ekranów dotykowych, ponieważ wybranie właściwej opcji palcem z małej listy może być trudne.
Jak dodać listę rozwijaną w Dokumentach Google
Darmowy internetowy edytor tekstu dostarczany przez Google nazywa się Dokumenty Google. Użytkownicy mogą po prostu tworzyć, modyfikować i współpracować nad dokumentami za pomocą tego narzędzia. Zapewnia prostotę i dostępność z dowolnego urządzenia z połączeniem internetowym dzięki współpracy w czasie rzeczywistym i przechowywaniu w chmurze.
Dodanie listy rozwijanej w Arkuszach kalkulacyjnych Google można uprościć do kilku kroków :
Krok 1: Otwórz Arkusz kalkulacyjny Google i wybierz plik do edycji.
Krok 2: Kliknij zakładkę „Dane” na pasku narzędzi i wybierz „Weryfikacja danych”.
Krok 3: Kliknij Dodaj regułę. Pro wskazówka: upewnij się, że wszystkie poprzednie reguły zostały usunięte, aby uniknąć błędów
Krok 4: Wybierz zakres.
Krok 5: Kliknij menu rozwijane i wybierz „Dropdown”
Krok 6: Wprowadź wartości w rozwijanym menu i kliknij „Gotowe”
Zalety
Listy rozwijane mogą służyć standaryzacji wprowadzania danych poprzez ograniczenie możliwości użytkownika. Pomaga to zapewnić, że dane są wprowadzane za każdym razem w tym samym formacie.
Listy rozwijane w Dokumentach Google można dostosować za pomocą unikalnych wartości i kolorów . Może to poprawić atrakcyjność estetyczną i czytelność dokumentów.
Cons
Ilość opcji dostępnych dla użytkownika jest ograniczona rozwijanymi menu. Jeśli użytkownik musi wybrać opcję, której nie ma na liście, musi to zrobić ręcznie.
Niektóre urządzenia mobilne mogą nieprawidłowo wyświetlać listy rozwijane, co utrudnia użytkownikom wybór alternatyw.
Jak dostosować listę rozwijaną
Możesz zmienić projekt listy rozwijanej, aby nadać jej inny wygląd i styl, zmieniając czcionkę, kolor i styl. Ta personalizacja poprawia estetykę i gwarantuje ciągłość układu Twojej pracy.
Zastanawiasz się, jak użytkownicy mogą dostosować listę rozwijaną ? Oto kilka kroków :
Krok 1: Kliknij kartę „walidacja” i wybierz opcję Ïnput Wiadomość” w oknie dialogowym sprawdzania poprawności.
Krok 2: Użytkownicy mogą wprowadzić „Tytuł”, aby wskazać innym, jaki wpis można wprowadzić w komórce
Krok 3: Użytkownicy mogą również dodać komunikat ostrzegawczy o błędzie w przypadku wprowadzenia błędnego wpisu.
Rozwiązywanie problemów i porady
Co to jest sprawdzanie poprawności danych Excel i zakładka ustawień?
Sprawdzanie poprawności danych programu Excel to funkcja, która ogranicza wprowadzanie danych przez użytkownika w arkuszu i służy do kontrolowania tego, co użytkownicy mogą wprowadzać do komórki. Pozwala użytkownikom dyktować określone reguły i wyświetlać niestandardowy komunikat, jeśli użytkownicy spróbują wprowadzić nieprawidłowe dane. Karta Ustawienia to miejsce, w którym użytkownicy wprowadzają kryteria sprawdzania poprawności, a dostępnych jest osiem opcji sprawdzania poprawności danych wprowadzanych przez użytkownika.
Typowe błędy z listami rozwijanymi
Listy rozwijane w programie Excel mogą czasem napotkać błędy, które mogą utrudniać pracę z nimi. Oto kilka typowych problemów z listami rozwijanymi:
Wadliwe ustawienia w programie Excel: Jest to najczęstszy powód, dla którego listy rozwijane mogą nie działać w programie Excel. Aby rozwiązać ten problem, użytkownicy zamykają, a następnie ponownie otwierają program Excel lub naprawiają instalację programu Excel.
Ukryte obiekty: Czasami obiekty są ukryte przed ustawieniami zaawansowanymi, przez co wartości nie są wyświetlane na liście rozwijanej. Aby to naprawić, użytkownicy mogą przejść do ustawień wyświetlania.
Dozwolone nieprawidłowe wpisy: W przeciwieństwie do prawidłowych wpisów, czasami na liście rozwijanej dozwolone są nieprawidłowe wpisy. Aby to naprawić, użytkownicy mogą zmienić kryteria sprawdzania poprawności, aby zezwalać tylko na prawidłowe wpisy.
Uszkodzony skoroszyt: Innym powodem, dla którego lista rozwijana może się nie pojawić, jest uszkodzenie skoroszytu. Aby rozwiązać problem, użytkownicy mogą wybrać plik, który jest przyczyną problemu i naprawić go.
Brakujące strzałki: Czasami strzałki listy rozwijanej nie są widoczne w arkuszu, nawet jeśli zostały utworzone listy sprawdzania poprawności danych. Aby rozwiązać ten problem, użytkownicy mogą pokolorować komórki lub dodać komentarz w celu oznaczenia komórek zawierających listy sprawdzania poprawności danych.
Nie wybrano listy rozwijanej w komórce: jeśli pole wyboru listy rozwijanej w komórce nie jest zaznaczone, lista rozwijana nie pojawi się. Użytkownicy mogą upewnić się, że pole wyboru jest zaznaczone, aby rozwiązać ten problem.
Znając te typowe błędy i ich rozwiązania, użytkownicy mogą wydajniej pracować z listami rozwijanymi w programie Excel.
Porady i wskazówki dotyczące opanowania list rozwijanych w programie Excel
Oto kilka porad i wskazówek dotyczących opanowania list rozwijanych w programie Excel:
Użyj sprawdzania poprawności danych: Sprawdzanie poprawności danych to potężne narzędzie, które pozwala użytkownikom kontrolować, jakie dane są wprowadzane do komórki. Korzystając z sprawdzania poprawności danych, użytkownicy mogą zapewnić, że na liście rozwijanej zostaną wprowadzone tylko prawidłowe dane.
Utwórz nazwany zakres: utworzenie nazwanego zakresu dla listy elementów na liście rozwijanej może ułatwić zarządzanie listą i jej aktualizowanie.
Użyj formatowania warunkowego: Formatowanie warunkowe może służyć do wyróżniania komórek zawierających nieprawidłowe dane lub do uatrakcyjnienia listy rozwijanej.
Użyj WYSZUKAJ.PIONOWO: WYSZUKAJ.PIONOWO to potężna funkcja, której można użyć do wypełnienia komórek na podstawie wyboru dokonanego na liście rozwijanej.
Użyj zakresów dynamicznych: Zakresy dynamiczne mogą służyć do automatycznego aktualizowania listy elementów na liście rozwijanej na podstawie zmian w danych.
Przetestuj listę rozwijaną: przed udostępnieniem arkusza kalkulacyjnego innym osobom należy przetestować listę rozwijaną, aby upewnić się, że działa ona zgodnie z oczekiwaniami.
Te porady i wskazówki mogą być bardzo skuteczne i wydajne podczas pracy z listami rozwijanymi w programie Excel i mogą pomóc usprawnić wprowadzanie danych i zmniejszyć liczbę błędów.
Często zadawane pytania
1. Jak utworzyć listę rozwijaną z wartościami oddzielonymi przecinkami?
Tworzenie listy rozwijanej z wartościami oddzielonymi przecinkami w Arkuszu kalkulacyjnym WPS jest bardzo proste. Oto jak to zrobić:
Krok 1: Odwiedź arkusz kalkulacyjny WPS i wybierz komórkę, w której chcesz mieć listę rozwijaną
Krok 2: Na pasku narzędzi znajdź kartę Dane i wybierz „ Walidacja ”
Krok 3: Pojawi się okno dialogowe sprawdzania poprawności danych, kliknij kartę ustawień i wybierz listę z rozwijanego menu.
Krok 4: W polu „Źródło” dodaj ręcznie rozwijane pozycje za pomocą przecinków. Na przykład , jeśli menu rozwijane dotyczy płci, możemy po prostu dodać „Mężczyzna, Kobieta, Wolę nie mówić”
2. Czy mogę zmienić listę rozwijaną?
Listę rozwijaną można łatwo edytować, oto 2 różne sposoby edytowania istniejącej listy rozwijanej :
Metoda 1: Kliknij komórkę z rozwijaną listą i wróć do ustawień sprawdzania poprawności danych, użytkownicy mogą łatwo edytować zakres rozwijanych menu.
Metoda 2: Kliknij komórki zawierające wartości zakresu i ręcznie edytuj ich wartości.
Streszczenie
Zarządzanie listami rozwijanymi może być zniechęcającym zadaniem, ale dzięki przyjaznym dla użytkownika narzędziom do zarządzania danymi, takim jak WPS Spreadsheet i innym, proces ten stał się znacznie wygodniejszy.
Dzięki interaktywnym interfejsom i łatwym w użyciu poleceniom dodawanie i dostosowywanie list rozwijanych w Excelu, WPS Office i Dokumentach Google nigdy nie było łatwiejsze. Niezależnie od tego, czy jesteś początkującym, czy doświadczonym użytkownikiem, narzędzia te zapewniają elastyczność i funkcjonalność potrzebne do usprawnienia wprowadzania i organizowania danych .
Pobierz WPS Office już dziś i odkryj moc wydajnego zarządzania listami rozwijanymi.
