Bạn đã nhận được một tài liệu PDF cần chỉnh sửa nhưng phát hiện nó không thể chỉnh sửa? Điều này có thể gây khó chịu và tốn thời gian, đặc biệt nếu bạn cần thêm hoặc sửa đổi văn bản, hình ảnh, hoặc chữ ký. May mắn thay, có các công cụ hỗ trợ giúp bạn viết trên tài liệu PDF một cách dễ dàng và hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng các công cụ chỉnh sửa PDF để giải quyết vấn đề của tài liệu PDF không thể chỉnh sửa.
Công cụ tốt nhất để viết trên tài liệu PDF
Khi viết trên tài liệu PDF, việc sử dụng các công cụ đúng có thể tạo ra sự khác biệt. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn hai lựa chọn phổ biến: WPS Office PDF Editor và Adobe Acrobat DC.
WPS Office PDF Editor:
WPS Office PDF Editor là một công cụ miễn phí và đa tính năng cho phép người dùng viết trên tài liệu PDF một cách dễ dàng. Nó cung cấp nhiều chức năng, bao gồm thêm văn bản, hình ảnh và dấu watermark, cũng như chỉnh sửa và chú thích PDF. Với giao diện đơn giản và dễ sử dụng, WPS Office PDF Editor dễ dàng sử dụng và điều hướng. Ngoài ra, nó ổn định và đáng tin cậy, là một lựa chọn tuyệt vời cho những người đang tìm kiếm một công cụ chỉnh sửa PDF miễn phí. Tuy nhiên, một số tính năng nâng cao có thể yêu cầu đăng ký trả phí.
Adobe Acrobat DC:
Adobe Acrobat DC là một công cụ chỉnh sửa PDF chuyên nghiệp cung cấp nhiều chức năng đa dạng, bao gồm viết trên tài liệu PDF. Nó nổi tiếng với những tính năng tiên tiến như tạo, chỉnh sửa và ký tài liệu PDF, cũng như tổ chức trang và xuất tệp sang các định dạng khác. Với các công cụ mạnh mẽ và giao diện trực quan, Adobe Acrobat DC là lựa chọn hàng đầu cho nhiều chuyên gia. Tuy nhiên, nó đi kèm với một mức giá cao và có thể lớn hơn những gì một số người dùng cần cho các nhiệm vụ chỉnh sửa PDF đơn giản.
Nhìn chung, cả WPS Office PDF Editor và Adobe Acrobat DC đều cung cấp các lựa chọn tuyệt vời cho việc viết trên tài liệu PDF trực tuyến hoặc ngoại tuyến, mỗi công cụ đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Cuối cùng, sự lựa chọn giữa hai công cụ này sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và sở thích cụ thể của người dùng.
Bước theo bước để viết trên tài liệu PDF
Nếu bạn cần viết trên một tài liệu PDF, có nhiều lựa chọn có sẵn. Đây là một hướng dẫn từng bước về cách thực hiện điều đó bằng cách sử dụng WPS Office PDF Editor:
1. Mở tệp PDF trong WPS Office: Khởi chạy WPS Office PDF Editor và mở tệp PDF mà bạn muốn viết. Nhấp vào nút "Chỉnh sửa" để nhập chế độ chỉnh sửa.
2. Gõ trực tiếp trên tài liệu PDF: Khi bạn đang ở chế độ chỉnh sửa, bạn có thể bắt đầu gõ trực tiếp trên tài liệu PDF. Chọn hộp văn bản nơi bạn muốn thêm văn bản, nhấp vào đó và bắt đầu gõ. Bạn có thể thay đổi phông chữ, kích thước và màu sắc của văn bản theo ý muốn.
3. Thêm nhận xét và chú thích: Nếu bạn muốn để lại nhận xét hoặc chú thích trên tài liệu PDF, nhấp vào nút "Nhận xét"và chọn loại chú thích bạn muốn thêm. Bạn có thể thêm ghi chú dán, tô sáng, gạch ngang và nhiều hơn nữa.
4. Sử dụng một hộp văn bản riêng biệt: Nếu bạn thích viết trên một hộp văn bản riêng biệt thay vì trực tiếp trên PDF, nhấp vào nút "Thêm văn bản" và chọn vị trí mà bạn muốn thêm hộp văn bản. Sau đó, chỉ cần gõ văn bản của bạn vào hộp và điều chỉnh phông chữ, kích thước và màu sắc theo sở thích của bạn.
Phương pháp này có thể hữu ích nếu bạn muốn giữ văn bản riêng biệt khỏi nội dung gốc của tài liệu PDF hoặc nếu bạn cần kiểm soát hơn về bố cục của văn bản.
5. Chèn hình ảnh và con dấu: Để chèn hình ảnh hoặc con dấu vào PDF, nhấp vào nút "Hình ảnh" hoặc"Hình ảnh" hoặc "Con dấu" tương ứng. Chọn hình ảnh hoặc con dấu mà bạn muốn chèn, sau đó nhấp vào vị trí mà bạn muốn đặt nó. Bạn có thể điều chỉnh kích thước, xoay và di chuyển hình ảnh hoặc con dấu theo nhu cầu.
Với những bước đơn giản này, bạn có thể viết trên các tài liệu PDF một cách dễ dàng bằng WPS Office PDF Editor. Cho dù bạn cần thêm văn bản, nhận xét hay hình ảnh, WPS Office PDF Editor cung cấp một loạt công cụ để giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả.
Hợp tác trên các tài liệu PDF
Để chia sẻ một tệp PDF với người khác, bạn có thể tải lên dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive hoặc Dropbox, sau đó chia sẻ liên kết với những người bạn hợp tác. Một lựa chọn khác là sử dụng tính năng hợp tác được cung cấp bởi các công cụ chỉnh sửa PDF như WPS Office PDF Editor và Adobe Acrobat DC.
Sau khi bạn đã chia sẻ tệp PDF, người hợp tác của bạn có thể thêm nhận xét và chú thích vào tệp này. Đây là một tính năng hữu ích để xem xét và chỉnh sửa tài liệu cùng với những người khác. Các nhận xét có thể được sử dụng để đề xuất thay đổi hoặc đưa ra phản hồi về phần cụ thể của tài liệu.
Để theo dõi những thay đổi do người hợp tác thực hiện, bạn có thể sử dụng tính năng "xem xét" hoặc "theo dõi thay đổi" được cung cấp bởi các công cụ chỉnh sửa PDF của WPS. Tính năng này cho phép bạn xem các thay đổi do người khác thực hiện và chấp nhận hoặc từ chối chúng theo cần thiết.
Hợp tác trên tệp PDF là một tính năng hữu ích cho các nhóm và cá nhân cần làm việc trên cùng một tài liệu. Nó cho phép dễ dàng chia sẻ, xem xét và chỉnh sửa tệp PDF, giúp quy trình trở nên hiệu quả và mạch lạc hơn.
Kỹ thuật viết PDF nâng cao
Kỹ thuật viết PDF nâng cao liên quan đến việc sử dụng các tính năng và công cụ cao cấp hơn để tạo ra các tài liệu PDF chuyên nghiệp. Bốn kỹ thuật chính cho việc viết PDF nâng cao là tạo biểu mẫu có thể điền thông tin, thêm liên kết, chuyển đổi PDF sang các định dạng khác và tích hợp chữ ký số.
#1. Tạo biểu mẫu có thể điền thông tin
Với trình chỉnh sửa PDF phù hợp, bạn có thể tạo biểu mẫu có thể điền thông tin cho phép người dùng nhập dữ liệu trực tiếp vào tài liệu. Điều này đặc biệt hữu ích cho các cuộc khảo sát, phiếu điều tra và các loại biểu mẫu khác yêu cầu thu thập thông tin.
#2. Thêm Liên kết:
Liên kết có thể được thêm vào PDF, cho phép người đọc nhanh chóng di chuyển đến thông tin liên quan trên Internet hoặc trong tài liệu chính nó. Điều này có thể giúp tài liệu trở nên tương tác và hấp dẫn hơn đối với người đọc.
#3. Chuyển đổi PDF sang các Định dạng Khác:
Đôi khi có thể cần chuyển đổi một PDF sang định dạng tập tin khác, chẳng hạn như Word hoặc Excel. Điều này có thể làm cho việc chỉnh sửa và làm việc với tài liệu dễ dàng hơn trong các ứng dụng khác.
#4. Kết hợp Chữ ký Kỹ thuật số:
Chữ ký kỹ thuật số có thể được sử dụng để ký và xác thực tài liệu PDF. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các tài liệu yêu cầu mức độ bảo mật cao, như hợp đồng pháp lý hoặc báo cáo tài chính. Chữ ký kỹ thuật số cung cấp một cách an toàn và tiện lợi để ký và xác minh tài liệu mà không cần chữ ký vật lý.
3 Những Mẹo Hữu ích cho Việc Viết PDF Hiệu quả
1. Công cụ Linh hoạt Cao: việc sử dụng một công cụ đáng tin cậy là rất quan trọng để đạt được kết quả mong muốn. Có nhiều trình chỉnh sửa PDF có sẵn, nhưng không phải tất cả đều cung cấp cùng mức độ ổn định, tính năng và dễ sử dụng.
Ví dụ như WPS Office PDF Editor và Adobe Acrobat DC là hai lựa chọn phổ biến cung cấp nhiều công cụ cho việc viết trên PDF, bao gồm khả năng thêm, chỉnh sửa hoặc xóa văn bản, hình ảnh và chú thích.
2. Kế hoạch:giảm số lần xem lại lặp lại có thể tiết kiệm thời gian và ngăn chặn việc làm lại không cần thiết trong quá trình chỉnh sửa. Điều này có thể đạt được bằng cách lập kế hoạch viết của bạn một cách cẩn thận và tập trung vào nội dung quan trọng nhất trước.
Trước khi bạn bắt đầu viết trên một tập tin PDF, hãy đảm bảo bạn hiểu rõ mục tiêu của mình và tạo ra một phác thảo hoặc bản nháp để hướng dẫn quá trình viết của bạn. Hãy cân nhắc cách định dạng, bố cục và thiết kế của tài liệu PDF để đảm bảo viết của bạn phù hợp với phong cách và tông màu tổng thể.
3. Định dạng Word: nếu có thể, chuyển đổi tài liệu PDF thành định dạng Word có thể làm cho việc chỉnh sửa dễ dàng và hiệu quả hơn. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn cần thực hiện những thay đổi đáng kể hoặc muốn cộng tác với người khác trên cùng một tài liệu.
Bằng cách chuyển đổi PDF thành định dạng Word, bạn có thể sử dụng các công cụ chỉnh sửa trong Microsoft Word hoặc phần mềm xử lý văn bản khác để thay đổi nhanh chóng và dễ dàng. Sau khi hoàn thành việc chỉnh sửa, bạn có thể chuyển đổi tài liệu trở lại định dạng PDF để đảm bảo phiên bản cuối cùng có giao diện và chức năng như ý muốn.
Viết trên tài liệu PDF có thể là một nhiệm vụ thách thức, nhưng bằng cách sử dụng các công cụ đáng tin cậy, giảm số lần chỉnh sửa và chuyển đổi tài liệu sang định dạng Word, bạn có thể viết hiệu quả và hiệu quả hơn. Dù bạn là một nhà văn chuyên nghiệp, một sinh viên hay một người cần viết trên tài liệu PDF từ thời gian này qua thời gian khác, những gợi ý này có thể giúp bạn đạt được mục tiêu và tạo ra tài liệu chất lượng cao đáp ứng nhu cầu của bạn.
Các câu hỏi thường gặp về cách viết trên tài liệu PDF
C1. Tôi có thể viết trên tài liệu PDF mà không cần mua phần mềm đặc biệt không?
Có, có sẵn các trình chỉnh sửa PDF miễn phí cho phép bạn viết trên tài liệu PDF mà không cần mua phần mềm đặc biệt. Một số ví dụ bao gồm WPS Office PDF Editor và Adobe Acrobat Reader DC.
Q2. Làm cách nào để chỉnh sửa một tập tin PDF trên điện thoại của tôi?
Bạn có thể chỉnh sửa một tập tin PDF trên điện thoại của bạn bằng cách tải xuống ứng dụng chỉnh sửa PDF, chẳng hạn như WPS Office hoặc Xodo PDF Reader & Editor, và mở tập tin PDF trong ứng dụng đó
Q3. Làm cách nào để chuyển đổi một tập tin PDF đã quét thành một tập tin PDF có thể ghi chú?
Để chuyển đổi một tập tin PDF đã quét thành một tập tin PDF có thể ghi chú, bạn có thể sử dụng phần mềm có tính năng OCR (tự nhận diện ký tự quang học), chẳng hạn như Adobe Acrobat Pro hoặc WPS Office. Những chương trình này có thể nhận diện văn bản trong tập tin PDF đã quét và chuyển đổi nó thành văn bản có thể chỉnh sửa được.
Q4. Việc chỉnh sửa một tài liệu PDF mà tôi không tạo có hợp pháp không?
Điều này phụ thuộc vào tình huống cụ thể. Nếu tập tin PDF được bảo vệ bởi bản quyền hoặc các quyền pháp lý khác, việc chỉnh sửa nó mà không có sự cho phép từ chủ sở hữu có thể là vi phạm pháp luật. Tuy nhiên, nếu tập tin PDF thuộc phạm vi công cộng hoặc chủ sở hữu đã cho phép chỉnh sửa, việc làm đó là hợp pháp.
Q5. Làm cách nào để viết trên một tài liệu PDF trong Google Docs?
Rất tiếc, bạn không thể viết trực tiếp trên một tài liệu PDF trong Google Docs. Tuy nhiên, bạn có thể chuyển đổi tài liệu PDF thành định dạng Google Docs bằng cách sử dụng tính năng 'Mở với' trong Google Drive, sau đó viết trên tài liệu đã chuyển đổi..
Tư duy cuối cùng
Trong bài viết này, chúng ta đã thảo luận về các bước chính để viết trên tài liệu PDF, bao gồm mở tập tin PDF trong WPS Office,gõ trực tiếp lên tài liệu PDF, thêm bình luận và chú thích, sử dụng hộp văn bản riêng biệt và chèn hình ảnh và tem. Chúng ta cũng đã tìm hiểu về một số kỹ thuật nâng cao như tạo biểu mẫu có thể điền thông tin, thêm liên kết, chuyển đổi PDF sang các định dạng khác và tích hợp chữ ký số.
Bằng cách tuân thủ các mẹo và kỹ thuật được trình bày trong bài viết này, bạn có thể đạt được kết quả mong muốn và tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình chỉnh sửa. Hãy nhớ sử dụng một công cụ chỉnh sửa PDF ổn định và an toàn, tránh việc chỉnh sửa lặp đi lặp lại và xem xét chuyển đổi PDF sang các định dạng khác nếu cần. Với những chiến lược này, bạn có thể viết trên tài liệu PDF một cách tự tin và hiệu quả.
