Dù bạn là một nhân viên kế toán hay một người làm việc với phân tích dữ liệu, bạn sẽ cần phải so sánh hai cột trong Excel để tìm ra những khác biệt có thể hữu ích. Việc so sánh thủ công giữa nhiều cột trong Excel có thể rất khó khăn và mất nhiều giờ công việc, điều này cuối cùng có thể làm giảm hiệu suất làm việc của bạn.
Đó là lý do tại sao cách tốt nhất để làm điều này là bằng cách áp dụng một cách tự động để thực hiện việc đó. Bạn có thể sử dụng các công thức và chức năng cụ thể để đạt được điều đó. Dưới đây trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích ba cách hàng đầu để thực hiện điều này. Đọc tiếp để tìm hiểu thêm.
Cách 1. Sử dụng Định dạng có điều kiện trong Excel
1. Lớn Hơn
Trong Excel, bạn có thể sử dụng chức năng lớn hơn để so sánh các cột bằng cách sử dụng các toán tử logic. Toán tử lớn hơn ">" trả về kết quả "ĐÚNG" nếu giá trị trong một ô lớn hơn giá trị trong ô khác và trả về "SAI" trong trường hợp ngược lại.
Để so sánh hai cột và nhận kết quả trong một cột thứ ba, bạn có thể sử dụng sự kết hợp của các toán tử IF và lớn hơn. Hãy làm theo các bước đơn giản sau đây để thực hiện chức năng này:
Bước
Mở tờ bảng tính Excel trên máy tính của bạn và nhập những số liệu mà bạn muốn thêm vào tờ bảng. Ví dụ này, hãy giả sử bạn muốn tạo một tờ bảng Excel dựa trên tỷ lệ điểm danh của những nhân viên.
Chọn một cột cụ thể và đi tới tab Trang chủ trong Excel. Ở đó, bạn sẽ thấy một tùy chọn định dạng có điều kiện, có một danh sách thả xuống sẽ đưa bạn đến các hàm. Hàm đầu tiên trong danh sách là hàm lớn hơn được sử dụng để so sánh hai hoặc nhiều cột. Hãy chọn nó.
Sau đó, bạn có thể viết xuống khoảng ô bạn muốn thêm giá trị mà bạn muốn chương trình tìm từ cột. Bạn cũng sẽ có thể chọn định dạng và kiểu làm nổi bật của các ô trong cột G nếu chúng lớn hơn các giá trị trong cột F.
Sau đó, bạn có thể thiết lập định dạng cho những ô trong cột theo các quy tắc điều kiện của cột trước.
Bây giờ hãy nhấp vào OK. Các định dạng và chức năng sẽ được áp dụng vào các giá trị cột của những ô mà bạn muốn.
Cho các Giá trị Trùng Lặp
Khi so sánh hai cột trong Excel để tìm những giá trị trùng lặp, bạn đang tìm những lần mà cùng một giá trị xuất hiện trong cả hai cột. Nói cách khác, bạn muốn xác định những giá trị nào được lặp lại cả ở Cột A và Cột B.
Để thực hiện điều này, bạn có thể sử dụng các chức năng có sẵn trong Excel, như COUNTIF hoặc Định dạng có điều kiện. Hãy cố gắng làm theo các bước chi tiết kèm hình ảnh để thực hiện chức năng này để tìm những giá trị trùng lặp.
Bước
Mở một tệp trong bảng tính Excel, nơi bạn có ít nhất hai cột dữ liệu với tỷ lệ phần trăm của sự tham dự của nhân viên. Chúng ta cần tìm những nhân viên có cùng tỷ lệ tham dự giữa cột F và cột G.
Chọn cả hai cột và điều hướng đến tab "Trang chính", ở đó bạn sẽ thấy tùy chọn "Định dạng có điều kiện". Khi mở rộng tùy chọn này, bạn sẽ thấy "Quy tắc tô sáng ô" và sau tùy chọn này, chọn "các giá trị trùng lặp".
Bạn sẽ được yêu cầu chọn những tùy chọn định dạng mà bạn cần áp dụng và điều kiện mà bạn muốn. Chọn phạm vi ô để định dạng theo các quy tắc điều kiện cụ thể. (Trong trường hợp này là Trùng lặp)
Once you have applied the formatting and clicked OK, you will find that similar cells are highlighted with the color you selected for the formatting.
Cách 2. Sử dụng Toán Tử Bằng Nhau
Như bạn đã làm trong phương pháp ở trên để tìm các thuật ngữ trùng lặp, bạn sẽ phải sử dụng toán tử bằng nhau để tìm các thuật ngữ tương tự trong hai cột. Đây cũng là một quy trình so sánh hai cột, vì vậy chúng ta hãy xem những gì được bao gồm trong các bước.
Tất cả các bước trong quy trình này giống như đã đề cập ở trên, chỉ trừ khi bạn phải chọn "duy nhất" từ danh sách thả xuống thay vì "trùng lặp".
Cách 3. Sử dụng Chức năng Vlookup (cho những sự phù hợp)
Hàm VLOOKUP là hàm dễ nhất để so sánh các giá trị của hai cột và bạn có thể sử dụng nó cho ví dụ ở trên một cách dễ dàng. "VLOOKUP" viết tắt của cụm từ "Tìm kiếm theo chiều dọc" và được dùng để tìm kiếm một giá trị trong cột bên trái nhất của một bảng và lấy ra giá trị tương ứng từ một cột được chỉ định trong cùng hàng.
Hàm này có thể là tốt nhất để so sánh hai cột đặc biệt là khi bạn đang làm việc với các trường văn bản của hai cột.
Bước
Mở tờ Excel giống như cách bạn đã làm ở trên để so sánh hai cột. Bạn đã có sẵn hai cột chứa tỷ lệ điểm danh khác nhau của các nhân viên trong một công ty.
Công thức Vlookup sẽ giúp bạn tìm một giá trị cụ thể từ một cột trong cột thứ hai. Để làm điều này, bạn sẽ phải gõ công thức vào bất kỳ ô nào trên tờ Excel.
Đơn giản là, hàm VLOOKUP sẽ chỉ ra mẫu truy vấn sau đây:
=VLOOKUP (ô bạn muốn tìm kiếm, nơi tìm giá trị này, số cột trong khoảng, sự khớp gần đúng hoặc chính xác của cụm từ 1/TRUE hoặc 0/FALSE).
Khi bạn đã gõ công thức vào thanh địa chỉ, hãy nhấn ENTER và giá trị khớp với bất kỳ giá trị nào trong cột thứ hai. Sau khi nhấn ENTER, kết quả sẽ hiển thị trên thanh công thức. Đây là giá trị có mặt trong cả cột thứ nhất và cột thứ hai.
Các Lựa Chọn Miễn Phí Thay Thế cho Microsoft Office
Nếu bạn cảm thấy mình gặp khó khăn khi định dạng các ô trong Microsoft Excel hoặc máy tính của bạn không còn đủ không gian trên ổ đĩa lưu trữ. Tất cả những vấn đề này đều có một giải pháp chung, đó là sử dụng Bộ ứng dụng văn phòng WPS thay vì Microsoft Office.
Bộ ứng dụng văn phòng WPS là một bộ hoàn chỉnh bao gồm trình soạn thảo Word, trình tạo và chỉnh sửa bảng tính, trình tạo bài thuyết trình và trình chỉnh sửa PDF. Tất cả các chương trình này đều có các công dụng riêng và có thể được sử dụng cho các nhiệm vụ hàng ngày trong văn phòng cũng như trong quá trình học tập. Phần tốt nhất là phần mềm này hoàn toàn miễn phí để sử dụng với những chức năng tương tự như MS Office.
Những lợi ích của WPS Office:
Cách dễ dàng để chỉnh sửa và chia sẻ các tệp tài liệu
Một công cụ phần mềm toàn diện để làm việc với tất cả các định dạng tài liệu
Giao diện thông minh và các bước dẫn để điều hướng
Đồng bộ hóa và lưu trữ trên đám mây
Các tính năng dễ truy cập xuất sắc
Tương thích với nhiều nền tảng và thiết bị
Sử dụng miễn phí cho hầu hết các tính năng tiên tiến
FAQs
Q. 1. Làm thế nào để có thể xóa tất cả các dấu tích trên một sổ làm việc Microsoft Excel cùng một lúc?
Dưới đây là một hướng dẫn ngắn theo từng bước để loại bỏ tất cả các dấu tích trong một tệp làm việc Microsoft Excel：
Tekan Ctrl + A untuk memilih semua sel dalam buku kerja
Klik kanan pada sebarang sel terpilih dan daripada menu konteks, pilih "Format Sel."
Pergi ke kotak dialog opsyen Format Sel kemudian pilih tab "Nombor".
Pilih "Tersuai" daripada senarai Kategori di sebelah kiri.
Dalam medan "Jenis", padamkan kod format sedia ada dan gantikannya dengan simbol cincangan tunggal (#).
Klik Ok untuk menggunakan perubahan.
Q. 2: Cách so sánh các cột trong Google Sheets như thế nào?
Phương pháp so sánh cột trong Google Sheets khá giống với trong MS Excel. Bạn có thể sử dụng Định dạng có điều kiện hoặc Sử dụng Toán tử Bằng nhau, hoặc Sử dụng Hàm Vlookup để so sánh các cột trong Google Sheets.
Bạn cũng có thể sử dụng hàm IF để so sánh giá trị của các cột trong Google Sheets. Hàm này được sử dụng để chỉ ra những giá trị giống nhau trong hai cột và để tìm sự tương đồng trong văn bản trong một tờ Excel.
Suy nghĩ cuối cùng
Trong các đoạn văn trên, chúng ta đã đề cập đến 3 đến 4 cách để so sánh hai hoặc nhiều hơn hai ô trong Microsoft Excel. Những cách này bao gồm việc sử dụng định dạng có điều kiện, toán tử so sánh bằng, hoặc chức năng Vlookup trong tờ Excel. Tất cả những cách này đều có những lợi ích và cách sử dụng riêng của chúng, và có thể được áp dụng trong những điều kiện khác nhau để so sánh hai hoặc nhiều hơn hai ô trong Microsoft Excel.
Tuy nhiên, nếu bạn không có đủ không gian trên máy tính hoặc ngân sách không đủ để mua đăng ký MS Office, có những phương án thay thế khác bạn có thể sử dụng thay cho các tờ Excel của MS. Phương án tốt nhất trong số những phương án thay thế là WPS Office. WPS là bộ ứng dụng Văn phòng hoàn chỉnh với tất cả các chức năng và tính năng tương tự và hoàn toàn miễn phí.
