Nếu thường xuyên làm việc với nhiều bảng tính, bạn sẽ phải so sánh các trang tính của mình để tìm bất kỳ mối tương quan nào giữa các dữ liệu. Làm như vậy sẽ cho phép bạn xác định các thay đổi, tìm bất kỳ lỗi nào, tuân thủ các quy tắc tuân thủ, xác thực dữ liệu và tăng cường công tác.
Nếu bạn không biết cách so sánh các tệp excel, bạn đang ở đúng nơi. Đọc hết blog này để bạn có thể học cách so sánh các tệp excel khác nhau cạnh nhau mà không lãng phí thời gian và công sức.
Cách 1: Xem chức năng so sánh Side-by-Side
Cách đơn giản nhất để so sánh các tệp excel nhanh chóng là sử dụng tính năng so sánh Song song được nhúng trong Excel. Một trong những lợi ích lớn nhất của tính năng này là nó rất dễ sử dụng.
Đây là cách bạn có thể sử dụng tính năng này:
Bước 1: Bắt đầu bằng mở hai bảng tính trong Excel. Bạn có thể mở nhiều hơn hai bảng tính nếu muốn. Tuy nhiên, nên so sánh hai tệp cạnh nhau để bạn có thể hiểu rõ hơn về các mục nhập.
Bước 2: Đảm bảo rằng bạn kiểm tra cả hai bảng tính bằng cách xem chúng một cách riêng biệt để bạn không gặp phải bất kỳ vấn đề nào trong quá trình so sánh.
Bước 3: Khi bạn xác nhận rằng cả hai tệp đã được mở, bạn có thể điều hướng đến tab “Xem” và bấm vào Nút “Xem cạnh nhau” để bắt đầu với quá trình so sánh.
Bước 4: Bây giờ, bạn sẽ có thể xem cả hai bảng tính của bạn cạnh nhau và so sánh bất kỳ mục nhập dữ liệu nào mà không lãng phí thời gian và công sức.
Cách 2: Định dạng có điều kiện
Một cách tuyệt vời khác để so sánh các tệp excel là sử dụng tính năng Định dạng có điều kiện. Hãy nhớ rằng tính năng này không thể được sử dụng trên hai bảng tính khác nhau, đó là lý do tại sao bạn cần tích hợp các bảng tính khác nhau thành một.
Đây là cách bạn có thể sử dụng tính năng này:
Bước 1: Điều đầu tiên bạn cần làm là mở bảng tính mong muốn của bạn chứa dữ liệu trong WPS Office.
Nguồn:wps.com
Bước 2: Bây giờ, hãy tiến hành chọn các ô trong trang tính. Làm như vậy sẽ cho phép bạn chạy thao tác so sánh mà không lãng phí thời gian và công sức của bạn.
Nguồn: wps.com
Bước 3: Khi bạn đã chọn tất cả các ô trong bảng tính của mình, bạn sẽ cần nhấp vào Tùy chọn “Định dạng có điều kiện” trong tab Trang chủ của WPS. Tính năng định dạng này sẽ giúp bạn bắt đầu so sánh.
Nguồn: wps.com
Bước 4: Khi bạn được hiển thị hộp thoại của Định dạng có điều kiện, bạn sẽ được cung cấp một số tùy chọn khác. Tiếp tục bằng cách nhấp vào nút “Quy tắc mới” để có thể xác định quy trình để so sánh các ô một cách dễ dàng.
Nguồn: wps.com
Bước 5: Sau khi click vào"Quy tắc mới," bạn sẽ được cung cấp rất nhiều tùy chọn mới theo ý thích của bạn. Đảm bảo rằng bạn nhấp vào “Sử dụng công thức để xác định các ô cần định dạng” để bạn có thể định dạng các ô của mình theo điều kiện mà bạn mô tả.
Nguồn: wps.com
Bước 6: Hộp hiển thị khi bạn nhấp vào“Sử dụng một công thức để xác định những ô cần định dạng” sẽ cho phép bạn viết ra tình trạng của mình. Đảm bảo rằng bạn không mắc lỗi khi nhập công thức để đảm bảo rằng toàn bộ quá trình diễn ra suôn sẻ.
Nguồn: wps.com
Bước 7: Bây giờ bạn bắt đầu nhập công thức, bạn sẽ cần xác định phạm vi mà bạn muốn chạy định dạng. Công thức trong trường hợp này là“=A2 Trang tính 1! A2”
Nguồn: wps.com
Bước 8: Sau khi bạn nhập công thức và xác nhận rằng nó không có vấn đề gì, bạn có thể tiếp tục nhấp vào nút “Định dạng” để quyết định cách so sánh giữa các mục sẽ được hiển thị.
Nguồn: wps.com
Bước 9: Trong Tính năng “Định dạng ô”, bạn sẽ thấy một số tùy chọn để quyết định cách bạn muốn các mục nhập hiển thị trong bảng tính của mình. Bạn có thể chọn các tùy chọn theo ý thích của mình để không gặp sự cố.
Nguồn: wps.com
Bước 10: Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chọn “Màu vàng để chỉ ra sự khác biệt giữa các ô. Làm như vậy sẽ đảm bảo rằng chúng ta có thể thấy rõ ràng tất cả các mục trong dữ liệu.
Nguồn: wps.com
Bước 11: Khi bạn nhấn vào nút “OK”, bạn sẽ thấy trong“Quy tắc định dạng mới” cái hộp mà“Xem trước” đã chuyển sang màu vàng. Điều này cho biết rằng bảng tính của bạn đã được nhắc chọn một số ô nhất định và hiển thị chúng theo màu bạn chọn.
Nguồn: wps.com
Bước 12: Bằng cách nhấp vào nút “OK”, bây giờ bạn sẽ có thể thấy một số mục được đánh dấu bằng màu vàng. Màu này cho biết rằng một số so sánh đã được hoàn thành trong dữ liệu.
Nguồn: wps.com
12 bước nêu trên giúp bạn có thể định dạng dữ liệu trong bảng tính theo ý thích của mình. Bạn có thể sử dụng chính xác quy trình này để định dạng nhiều dữ liệu ngay lập tức.
Cách 3: Sử dụng công thức
Một cách hiệu quả khác để so sánh các tệp excel mà không lãng phí thời gian và công sức là làm việc với một công thức. Lợi ích lớn nhất của việc sử dụng công thức để so sánh là nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian quý báu.
Đây là cách sử dụng công thức đúng cách:
Bước 1: Bắt đầu bằng mở bảng tính mong muốn của bạn trong WPS và chọn các ô bạn muốn so sánh. Sau đó bấm vào ô phía trên bên trái để bạn có thể tiến hành quá trình so sánh. Khi bạn thực hiện lựa chọn, hãy sử dụng Ctrl + Shift + Kết thúc kết hợp để tiến hành.
Bước 2: Sau đó, bạn sẽ cần phải bấm vào Tính năng định dạng có điều kiện trong tab Trang chủ của Excel để nhấp vào“Sử dụng một công thức để xác định những ô cần định dạng” cái nút. Làm như vậy sẽ yêu cầu bạn nhập một công thức cụ thể.
Bước 3: Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng=A1Trang tính 2!A1 công thức để tìm các giá trị khác nhau.
Nguồn:ablebits.com
So sánh và làm nổi bật sự khác biệt giữa các tệp Excel
Thời gian và công sức để so sánh các tệp excel có thể rất nhiều để xử lý. Nếu bạn không muốn sử dụng bất kỳ công thức hoặc mẫu định dạng nào, bạn nên cân nhắc sử dụng bất kỳ công cụ nào trong số hai công cụ được thảo luận bên dưới.
Bộ so sánh XL
Điểm hay của công cụ XL Comparator là nó cung cấp cho bạn rất nhiều tính năng so sánh. Bạn có thể quyết định những thứ cần tìm và những thứ cần bỏ qua khi so sánh hai tệp.
Maya Excel
CloudyExcel là một công cụ khác mà bạn có thể sử dụng để so sánh các tệp excel. Điều tốt về công cụ này là sự đơn giản của nó. Với công cụ này, bạn chắc chắn sẽ tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm trong một trang tính excel ngay lập tức.
câu hỏi thường gặp
Q. Tôi có thể so sánh các tệp Excel trên các hệ điều hành khác nhau không?
A. Bạn có thể so sánh các tệp excel trên các hệ điều hành khác nhau. Tuy nhiên, bạn sẽ phải đảm bảo rằng hệ điều hành bạn sẽ sử dụng có thể hỗ trợ các tệp xử lý định dạng .xlsx. Ví dụ: bạn có thể sử dụng WPS Office trên Windows, Mac và Linux để so sánh các tệp.
Q. Tôi nên làm gì nếu các tệp được so sánh chứa thông tin bí mật?
A. Các tệp excel so sánh ảnh hưởng đến sự an toàn của dữ liệu của bạn. Đây là lý do tại sao bạn cần cẩn thận khi sử dụng tính năng này. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn bảo vệ dữ liệu của mình khi so sánh các tệp:
Xóa mọi dữ liệu nhạy cảm khỏi tệp của bạn.
Gửi tệp của bạn qua máy chủ tệp được mã hóa.
Đảm bảo bạn mã hóa các tệp của mình để đảm bảo an toàn.
Chỉ cho phép những người được ủy quyền truy cập vào tệp của bạn.
Bảo vệ các tệp của bạn bằng các phương pháp bảo vệ an toàn.
Xóa mọi tệp mà bạn không còn sử dụng cho nhu cầu cá nhân hoặc chuyên nghiệp.
H. Tôi có thể so sánh các tệp Excel với các phiên bản Microsoft Excel khác nhau không?
A. Có thể so sánh các tệp excel trong các phiên bản Microsoft Excel khác nhau. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tránh các vấn đề so sánh, bạn nên cân nhắc sử dụng phiên bản Excel cập nhật nhất để tệp dễ dàng.
So sánh tệp và hơn thế nữa với WPS Office
Tính năng so sánh tệp excel có thể giúp mọi việc dễ dàng hơn nếu bạn phải xử lý nhiều dữ liệu. Tuy nhiên, nếu không muốn làm việc với các công thức dài dòng hoặc không thích giao diện của Microsoft Excel, bạn nên cân nhắc sử dụng WPS Office.
điều tốt về WPS Office là nó giúp bạn tạo bảng tính, tài liệu, trang trình bày và tệp PDF ở một nơi. Bạn có thể sử dụng phần mềm mạnh mẽ này trên các nền tảng hàng đầu, bao gồm iOS, Android, Linux, Mac và Windows.
Bắt đầu với WPS Office dễ dàng hơn so với các công cụ khác. Ví dụ: không giống như Microsoft Office, bạn không cần mua gói để sử dụng WPS Office. Giao diện thân thiện với người dùng của WPS Office khiến nó trở thành lựa chọn hoàn hảo cho nhu cầu cá nhân và chuyên nghiệp của bạn.
