Dữ liệu Excel là sự kết hợp của các chuỗi chữ số và chữ cái, và việc trích xuất các phụ chuỗi giúp phân tích và xử lý dữ liệu dễ dàng, từ đó làm cho dữ liệu không nhất quán hoặc lộn xộn trở nên sạch sẽ.
Trong bài viết này, chúng ta đã mô tả một số phương pháp tương thích cho hầu hết các phiên bản máy tính. Trong số hàng chục cách trích xuất các phụ chuỗi khác nhau, chúng tôi giới thiệu 4 phương pháp dễ dàng từ Excel.
1. Sử dụng các hàm LEFT, RIGHT và MID
Excel có hàng ngàn hàm rất hữu ích trong việc thực hiện công việc. Dưới đây là ba hàm khác nhau mà bạn có thể sử dụng để trích xuất phụ chuỗi.
Hàm LEFT cho phép bạn trích xuất một số ký tự được chỉ định từ phía bên trái của một chuỗi văn bản. Cú pháp như sau: LEFT (text, num_characters).
Hàm RIGHT cho phép bạn trích xuất một số ký tự được chỉ định từ phía bên phải của một chuỗi văn bản. Cú pháp là RIGHT (text, num_characters).
Hàm MID trích xuất một số ký tự cụ thể từ phía giữa của một chuỗi văn bản. Cú pháp của nó là: MID (text, start_position, num_characters).
Các bước để trích xuất phụ chuỗi trong Excel:
Bước 1: Giả sử bạn có một bảng tính Excel với chi tiết nhân viên như tên, số điện thoại và địa điểm.
Bước 2: Bạn muốn chỉ trích xuất tên riêng của những nhân viên này, sau đó sử dụng công thức sau.
“=LEFT(A2,4)” sẽ chọn cột A2 và bốn chữ cái đầu tiên bắt đầu từ phía bên trái.
Bước 3: Nó sẽ hiển thị kết quả sau đây cho tên đầu tiên (bốn ký tự đầu tiên) của tên mỗi nhân viên.
Bước 4: Tương tự, bằng cách sử dụng hàm Right, chúng ta có thể lấy phần tên họ của nhân viên.
Bước 5: Chúng ta sẽ sử dụng công thức "= RIGHT(A2,4)", cho kết quả như sau.
Bước 6: Nó sẽ cho bạn kết quả sau đây, hiển thị tên đầu tiên (bốn ký tự đầu tiên bắt đầu từ bên phải) của tên mỗi nhân viên.
Bước 7: Sử dụng hàm Mid, chúng ta sẽ trích xuất số nhân viên. Giả sử bốn số trong ví dụ của chúng ta là số ID nhân viên.
Bước 8: Để trích xuất số ID nhân viên, sử dụng công thức "=MID(B2,4,4)". Cột B bắt đầu từ ký tự thứ tư và chọn bốn ký tự tiếp theo.
Bạn có thể sử dụng công thức này cho bất kỳ dữ liệu nào; với các thông số cụ thể, bạn sẽ có văn bản hoặc số cần trích xuất.
Ưu điểm
Dễ dàng thao tác
Phù hợp với tất cả các phiên bản Excel
Hiệu quả và tiết kiệm thời gian
Nhược điểm
Không có sẵn cho các hoạt động phức tạp
Thiếu tính năng cập nhật động
2. Sử dụng hàm TRIM
Một hàm khác bạn có thể sử dụng để trích xuất các chuỗi con trong Excel là hàm Trim.
Hàm này thường được sử dụng để loại bỏ các dấu cách dư thừa từ văn bản, đặc biệt là dấu cách ở đầu và cuối văn bản.
Nó hữu ích trong việc làm sạch dữ liệu khi sao chép từ ứng dụng khác. Nó chỉ có thể loại bỏ ký tự dấu cách ASCII (32) từ văn bản.
Các bước sử dụng hàm TRIM:
Bước 1: Giả sử chúng ta có dữ liệu được lấy từ nguồn bên ngoài. Dữ liệu này chứa tên và có các dấu cách không đều.
Bước 2: Sử dụng hàm TRIM, chúng ta sẽ loại bỏ tất cả các dấu cách không cần thiết thêm.
Bước 3: Hàm được sử dụng như sau, '=TRIM(A4)', trong đó A4 biểu thị tham chiếu cột. Đây là cách dễ dàng để loại bỏ những dữ liệu lẫn lộn và trích xuất dữ liệu thực tế.
Bước 4: Hãy sử dụng chức năng tương tự trên dữ liệu chữ số và chữ cái với khoảng trống không đều.
Bước 5: Tất cả các khoảng trắng bổ sung giữa dữ liệu đã được loại bỏ, và bạn có dữ liệu nhất quán.
Ưu điểm
Tiện lợi
Dễ sử dụng
Hỗ trợ rộng rãi
Nhược điểm
Không thể thay đổi trong ô
Tốn thời gian
3. Sử dụng các hàm MID và FIND
Hàm MID và FIND đều là các hàm văn bản hữu ích trong Excel để thao tác và trích xuất các chuỗi con từ chuỗi văn bản.
Quá trình MID loại bỏ một số ký tự cụ thể từ chuỗi văn bản, bắt đầu từ một vị trí được chỉ định. Ngược lại, hàm FIND xác định vị trí của bất kỳ ký tự hoặc văn bản cụ thể nào trong một chuỗi văn bản khác.
Hướng dẫn dưới đây cho thấy cách bạn có thể sử dụng các hàm này để trích xuất các chuỗi con trong Excel.
Bước 1: Giả sử chúng ta có một bảng tính Excel với tên đầu và tên cuối của sinh viên. Chúng ta muốn chỉ trích xuất tên đệm của các sinh viên này bằng cách sử dụng các hàm Mid và Find.
Bước 2: Chúng ta sẽ sử dụng công thức sau, "=MID(B2, FIND(" ", B2), 100)". Trong công thức này, hàm MID tìm chuỗi tại B2 và bắt đầu chuỗi con từ ký tự đầu tiên, ở đây hàm tìm kiếm trả về vị trí của dấu cách và trả về giá trị số nguyên.
Bước 3: Nó sẽ cho chúng ta kết quả là họ của mỗi nhân viên lên đến 100 ký tự.
Ưu điểm
Sử dụng linh hoạt
Vị trí linh hoạt
Trích xuất chính xác
Nhược điểm
Phức tạp
Độ phức tạp khi trích xuất động
4. Sử dụng Flash Fill
Flash Fill là tính năng xuất sắc trong Excel cho phép tự động điền giá trị vào một cột dựa trên mẫu nó nhận ra trong cột liền kề.
Việc sử dụng nó rất đơn giản, tiết kiệm thời gian và nhằm mục tiêu tự động hóa việc nhập liệu và xử lý dữ liệu, giảm thiểu việc nhập liệu thủ công.
Các bước để sử dụng Flash Fill
Bước 1: Giả sử bạn có một bảng tính Excel chứa dữ liệu không cần thiết và muốn trích xuất dữ liệu có ý nghĩa như số cụ thể, tên, địa chỉ email và nhiều hơn nữa.
Bước 2: Trong trường hợp của chúng ta, dữ liệu có giá trị chữ số và chúng ta chỉ muốn trích xuất các giảm giá. Vì vậy, chúng ta sẽ cung cấp các giá trị số đầu tiên yêu cầu làm đầu vào.
Bước 3: Sau đó, chuyển đến Tab Dữ liệu, nhấp vào Flash Fill hoặc nhấn CTRL + E trên bàn phím của bạn. Nó sẽ tự động cung cấp cho bạn các giá trị số từ dữ liệu.
Bước 4: Bây giờ chúng ta muốn trích xuất các giá trị chữ cái làm kết quả. Chỉ cần nhập chữ cái và nó sẽ cho kết quả cần thiết.
Bước 5: Bạn cũng có thể cung cấp dữ liệu đầu vào của mình trong một định dạng cụ thể, và nó sẽ chuyển đổi dữ liệu của cả cột. Ví dụ, nếu tôi có cùng dữ liệu trong một dạng kết hợp, và tôi muốn định dạng nó. Tôi chỉ cần cung cấp đầu vào trong cột đầu tiên, sau đó nhấn tổ hợp phím CTRL + E, và tôi sẽ nhận được kết quả trong cả cột của mình.
Bước 6: Tương tự như vậy, nếu tôi muốn chuyển đổi các tên này thành địa chỉ email, tôi chỉ cần nhập tên đầu tiên với địa chỉ email, và Flash Fill sẽ thực hiện phần còn lại.
Ưu điểm
Tự động Trích xuất dữ liệu
Tự động Kết hợp dữ liệu
Hỗ trợ cập nhật động
Xem trước hình ảnh
Nhược điểm
Vấn đề chính xác trong dữ liệu thập phân
Giới hạn Nhận dạng Mẫu
Câu hỏi thường gặp về chuỗi con
Q: Tôi có thể trích xuất nhiều chuỗi con cùng một lúc trong Excel không?
Có, bạn có thể trích xuất nhiều chuỗi con cùng một lúc trong Excel bằng cách sử dụng các công thức hoặc chức năng như MID, LEFT, RIGHT, hoặc các công cụ thao tác văn bản như Flash Fill.
Q: Làm thế nào để trích xuất chuỗi con sau các đặc điểm cụ thể trong Javascript?
Bạn có thể sử dụng các phương pháp substring hoặc slice của JavaScript để trích xuất chuỗi con sau các ký tự hoặc mẫu cụ thể.
Q: Làm thế nào để trích xuất các số từ một chuỗi trong Excel?
Bạn có thể sử dụng sự kết hợp của các chức năng MID, FIND và ISNUMBER trong Excel để trích xuất các số từ một chuỗi.
Tóm tắt
Trích xuất chuỗi con trong Excel là cần thiết để làm sạch dữ liệu rối rắm và không cần thiết. Ngoài ra, nó giúp dễ dàng phân tích và thao tác dữ liệu, và tiết kiệm thời gian. Bạn có thể sử dụng các chức năng tích hợp sẵn trong Excel như Left, Mid, Right, Flash Fill và Find để trích xuất các chuỗi con mong muốn. Thông thường, các chức năng này sẽ giúp bạn trích xuất chuỗi con; trừ khi dữ liệu của bạn rất lớn, bạn có thể dựa vào những chức năng này.
Nếu bạn thấy các chức năng này phức tạp hoặc không thoải mái khi sử dụng công thức, bạn có thể thử các công cụ khác như WPS Office, một công cụ Bảng tính mạnh mẽ sẽ làm cuộc sống của bạn dễ dàng hơn trong việc trích xuất chuỗi con. Hãy thử WPS Office một lần và bạn sẽ không bao giờ hối hận về quyết định của mình.
