Microsoft Office chắc chắn là một trong những bộ phần mềm văn phòng tiên tiến nhất hiện nay, với một lượng người dùng trung thành kể từ khi ra mắt. Tuy nhiên, không thể phủ nhận rằng bộ công cụ này đôi khi gây khó chịu—đặc biệt là khi xuất hiện cảnh báo “Sản phẩm chưa được cấp phép” hoặc hạn chế tính năng đúng lúc chúng ta cần nhất.
Trong hầu hết các trường hợp, vấn đề này xuất phát từ việc cấu hình chưa chính xác. Bạn có thể tìm một phần mềm thay thế, nhưng tại sao không khắc phục sự cố thay vì từ bỏ? Với công cụ tùy chỉnh Office phù hợp, bạn có thể cấu hình và điều chỉnh MS Office theo đúng nhu cầu của mình. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện điều đó, giúp bạn tránh khỏi những rắc rối không đáng có và quay lại làm việc hiệu quả hơn.
Công cụ Tùy chỉnh Microsoft Office là gì?
Công cụ Tùy chỉnh Microsoft Office là một công cụ quan trọng dành cho các tổ chức cần triển khai Microsoft Office trên nhiều máy tính. Công cụ này có sẵn cho những ai có giấy phép số lượng lớn của Microsoft Office. Nó giúp quản trị viên tạo các tệp cấu hình để tùy chỉnh quá trình cài đặt Office, kiểm soát chính xác ứng dụng và ngôn ngữ nào sẽ được cài đặt, cách cập nhật ứng dụng và các tùy chọn khác.
Được thiết kế để triển khai trên quy mô lớn, Công cụ Tùy chỉnh Office là một phần trong quá trình cài đặt Office trên hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn máy tính. Sau khi tạo tệp cấu hình, bạn có thể sử dụng Microsoft Office miễn phí trên PC của mình.
Cách Cấu hình Triển khai Microsoft Office bằng Công cụ Tùy chỉnh Office
Công cụ Tùy chỉnh Office giúp các tổ chức triển khai một phiên bản Office được tùy chỉnh trên toàn mạng lưới. Nhưng cách tùy chỉnh cụ thể như thế nào? Bạn có thể thiết lập những tùy chọn nào khi tạo tệp cấu hình?
Trong phần này, tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước thiết lập cài đặt triển khai, tải xuống các công cụ cần thiết và hoàn tất quá trình cài đặt.
Cài đặt Triển khai
Bước 1:
Mở trình duyệt của bạn và tìm kiếm “Office Customization Tool” trên Google.
Bước 2:
Nhấp vào kết quả đầu tiên để truy cập Microsoft 365 Apps Admin Center..
Bước 3:
Trong Trung tâm Quản trị, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn để cấu hình cài đặt triển khai.
Mục đầu tiên là Sản phẩm và Phiên bản, bao gồm các trường như kiến trúc hệ thống, sản phẩm, kênh cập nhật và ứng dụng. Hãy cùng xem xét từng trường.
Bước 4:
Trong trường Kiến trúc, chọn kiến trúc hệ thống của bạn—32-bit hoặc 64-bit.
Lưu ý: Bạn có thể kiểm tra kiến trúc hệ thống của mình bằng cách vào Control Panel > System and Security > System.
Bước 5:
Tiếp theo, chọn sản phẩm bạn muốn sử dụng. Ở đây, chúng ta sẽ chọn “Office LTSC Professional Plus 2021” trong mục “Office Suites”. Nếu bạn cần thêm các sản phẩm khác như Visio, hãy chọn chúng.
Bước 6:
Trong mục Kênh Cập nhật, hãy để nguyên cài đặt mặc định.
Bước 7:
Trong trường tiếp theo, chọn các ứng dụng của bộ Office mà bạn muốn cài đặt. Để thêm hoặc loại bỏ một ứng dụng, chỉ cần bật hoặc tắt tùy chọn tương ứng.
Bước 8:
Sau khi hoàn tất mục Sản phẩm và Phiên bản, nhấp vào “Next” để chuyển sang mục Ngôn ngữ.
Bước 9:
Trong phần Ngôn ngữ, chọn “Ngôn ngữ chính” của bạn. Điều này đảm bảo bộ Office của bạn sẽ đi kèm với gói ngôn ngữ tương ứng.
Bước 10:
Bạn cũng có thể chọn một ngôn ngữ kiểm tra chính tả hoặc thêm các ngôn ngữ khác nếu muốn. Khi hoàn tất, nhấp vào “Next”.
Bước 11:
Tiếp theo, trong phần Cài đặt, chọn một Tùy chọn Cài đặt từ danh sách có sẵn.
Bước 12:
Bạn có thể giữ nguyên các tùy chọn cài đặt mặc định và nhấp vào “Next”.
Bước 13:
Trong phần Cập nhật và Nâng cấp, ở trường Cập nhật, hãy giữ nguyên cài đặt mặc định.
Bước 14:
Trong trường Nâng cấp, quyết định xem bạn có muốn gỡ cài đặt các sản phẩm hiện có hay không. Sau khi chọn, nhấp vào “Next” để tiếp tục.
Bước 15:
Tiếp theo, chúng ta đến phần Kích hoạt và Giấy phép. Trong trường Mã sản phẩm, chọn “KMS”, vì chúng ta không có mã kích hoạt sản phẩm.
Bước 16:
Trong trường Kích hoạt Sản phẩm, giữ nguyên cài đặt và nhấp vào “Next”.
Bước 17:
Trong phần Tổng quan, nhập thông tin công ty của bạn hoặc đơn giản là tên của bạn. Bạn cũng có thể điền mô tả chung (không bắt buộc) cho công cụ triển khai của mình.
Bước 18:
Sau khi hoàn thành, nhấp vào “Next” để tiếp tục.
Bước 19:
Cuối cùng, trong phần Tùy chỉnh Ứng dụng, vì chúng ta không có tùy chỉnh cụ thể nào, chỉ cần nhấp vào “Next” để hoàn tất cài đặt triển khai.
Bước 20:
Sau khi cấu hình xong, nhấp vào “Export” để tạo tệp cấu hình. Lưu tệp dưới dạng configuration.xml trong thư mục mong muốn.
Bước 21:
Bây giờ, hộp thoại Xuất sẽ mở ra. Chọn tùy chọn “Office Open XML Formats” và nhấn “OK”.
Bước 22:
Cuối cùng, hãy nhớ tích vào hộp kiểm để đồng ý với các điều khoản và điều kiện.
Bước 23:
Cuối cùng, nhấn nút “Export” để lưu tệp cấu hình dưới định dạng XML.
Tải xuống Công cụ Triển khai Office
Bây giờ khi đã có tệp configuration.xml, hãy tiến hành tải xuống Công cụ Triển khai Office.
Bước 1:
Để tải xuống Công cụ Triển khai Office, mở một tab mới trên trình duyệt và tìm kiếm "Office Deployment Tool".
Bước 2:
Nhấp vào kết quả đầu tiên và tải công cụ này từ trang web chính thức của Microsoft.
Bước 3:
Bạn sẽ được chuyển hướng đến trang web Công cụ Triển khai Microsoft Office. Tại đây, chọn ngôn ngữ ưa thích của bạn và nhấn nút "Download" để tải xuống Công cụ Triển khai Office.
Giải nén các tệp triển khai
Sau khi tải xuống, bạn có thể chuyển các tệp này vào một thư mục riêng để dễ quản lý. Bây giờ, hãy bắt đầu giải nén Công cụ Triển khai Office từ tệp vừa tải về.
Bước 1:
Khi đã có cả hai tệp, nhấp chuột phải vào "Office Deployment Tool" trong thư mục của bạn để mở menu tùy chọn, sau đó nhấn "Run as Administrator".
Bước 2:
Hộp thoại Điều khoản Cấp phép Phần mềm của Microsoft sẽ mở ra. Cuộn xuống, tích vào hộp kiểm để chấp nhận điều khoản và nhấn "Continue".
Bước 3:
Bây giờ, chọn thư mục nơi bạn muốn giải nén các tệp và nhấn "OK".
Bước 4:
Nhấn "OK" trên màn hình xác nhận để thoát.
Tại thời điểm này, các tệp cấu hình triển khai Office sẽ được giải nén vào thư mục của bạn, và bạn đã sẵn sàng cho bước tiếp theo!
Thực thi Cài đặt bằng Command Prompt
Bây giờ, chúng ta sẽ sử dụng Command Prompt để thực thi quá trình cài đặt bộ Microsoft Office từ các tệp đã giải nén bằng Công cụ Triển khai Office.
Bước 1:
Trên thanh tìm kiếm của Windows, nhập "Command Prompt" và nhấp vào "Run as Administrator".
Bước 2:
Trong Command Prompt, chúng ta cần sao chép đường dẫn thư mục chứa các tệp đã giải nén. Truy cập vào thanh địa chỉ của thư mục, nhấn “CTRL + C” để sao chép đường dẫn.
Bước 3:
Trong Command Prompt, nhập lệnh "cd", sau đó nhấn phím Space, rồi dán đường dẫn bằng tổ hợp phím "CTRL + V". Sau đó nhấn Enter.
Bước 4:
Sau khi đã chuyển đến đúng thư mục, chúng ta cần chạy tệp cài đặt. Nhập lệnh sau để bắt đầu quá trình cài đặt:
setup.exe /configure configuration.xml
Lưu ý: "configuration.xml" là tên của tệp cấu hình mà chúng ta đã xuất trước đó. Nếu bạn đã đổi tên tệp XML, hãy đảm bảo sử dụng đúng tên.
Bước 5:
Sau khi nhập lệnh, nhấn Enter, và quá trình cài đặt sẽ bắt đầu. Quá trình này có thể mất vài phút để hoàn tất.
Xác minh Cài đặt và Kích hoạt
Sau khi quá trình cài đặt hoàn tất, bộ Office của bạn sẽ hoạt động đầy đủ và được kích hoạt. Hãy kiểm tra lại điều này theo các bước sau:
Bước 1:
Mở bất kỳ ứng dụng Microsoft Office nào, ví dụ như Word, trên máy tính của bạn và nhấp vào tab "Tài khoản".
Bước 2:
Trong tab Tài khoản, bạn sẽ thấy thông tin sản phẩm của bộ Office, xác nhận rằng nó đã được kích hoạt và sẵn sàng sử dụng.
Tìm kiếm giải pháp thay thế tốt nhất cho Microsoft Office — WPS Office
Microsoft Office là một bộ công cụ văn phòng mạnh mẽ, cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ quản lý công việc, tạo tài liệu và tổ chức dữ liệu. Tuy nhiên, hiệu quả của nó phụ thuộc rất nhiều vào việc cài đặt đúng cách. Việc thiết lập Microsoft Office một cách chính xác giúp đảm bảo hoạt động mượt mà, tránh các giới hạn khó chịu như cảnh báo “Sản phẩm chưa được cấp phép” và cho phép bạn tùy chỉnh theo quy trình làm việc của mình.
Dù vậy, luôn có những lựa chọn thay thế, và WPS Office là một giải pháp đơn giản hơn dành cho những ai đang tìm kiếm các tính năng tương tự trong một gói phần mềm nhẹ, tiết kiệm chi phí. Với các công cụ hỗ trợ bảng tính, soạn thảo văn bản và trình chiếu, WPS Office mang đến trải nghiệm liền mạch mà không cần thiết lập phức tạp.
Alt text: WPS Office
Điều làm cho WPS Office trở thành một giải pháp thay thế lý tưởng không chỉ là quá trình cài đặt dễ dàng mà còn ở giao diện thân thiện với người dùng. Con người có xu hướng quen thuộc với công cụ mà họ đã sử dụng trong nhiều năm, khiến việc chuyển sang phần mềm mới trở nên khó khăn. WPS Office giúp giảm bớt rào cản này bằng cách cung cấp một giao diện quen thuộc, thậm chí còn hiện đại hơn với nhiều công cụ tích hợp bổ sung. Đặc biệt, toàn bộ bộ phần mềm này hoàn toàn miễn phí, giúp nó trở thành một lựa chọn cực kỳ hấp dẫn. Hãy cùng khám phá những tính năng nổi bật của WPS Office:
Bộ công cụ văn phòng tất cả trong một
Thay vì sử dụng các ứng dụng riêng lẻ, WPS Office tích hợp ba công cụ chính—Writer (soạn thảo văn bản), Spreadsheet (bảng tính) và Presentation (trình chiếu)—trong một cửa sổ duy nhất. Điều này giúp loại bỏ sự lộn xộn trên màn hình và giảm bớt việc chuyển đổi giữa các tab.
Alt text: Bộ công cụ văn phòng tất cả trong một
Lưu trữ đám mây
WPS Office không chỉ cung cấp WPS Drive để truy cập tệp mọi lúc, mọi nơi mà còn hỗ trợ liên kết với các dịch vụ đám mây khác như OneDrive và Google Drive. Điều này giúp bạn làm việc dễ dàng hơn mà không phải lo lắng về việc di chuyển dữ liệu giữa các thiết bị.
Alt text: WPS Drive
Công cụ PDF nâng cao
Mặc dù thường bị bỏ qua, công cụ PDF đóng vai trò quan trọng trong môi trường làm việc, học tập và chuyên môn. WPS Office tích hợp các tính năng PDF nâng cao để giúp người dùng xử lý tài liệu một cách hiệu quả hơn, từ việc chỉnh sửa, chuyển đổi cho đến bảo mật tài liệu.
Mặc dù WPS Office ngày càng khẳng định vị trí cạnh tranh trực tiếp với Microsoft Office, nhưng chính sự tiện lợi trong quá trình cài đặt, cùng với khả năng sử dụng ngay lập tức mà không cần thiết lập phức tạp hay chi phí bổ sung, đã giúp nó trở thành một lựa chọn lý tưởng hơn.
Cách tải WPS Office
Như đã đề cập, quá trình thiết lập WPS Office rất đơn giản. Nếu bạn chưa thử qua, dưới đây là các bước hướng dẫn nhanh chóng để tải và cài đặt phần mềm này trên hệ thống của bạn. Dù bạn đang sử dụng Windows, macOS hay Linux, bạn chỉ cần thực hiện 3 bước đơn giản sau:
Bước 1:
Truy cập trang web chính thức của WPS Office trên trình duyệt của bạn, sau đó nhấp vào nút "Download" (Tải xuống) ở trung tâm trang.
Bước 2:
Để cài đặt bộ công cụ WPS Office, hãy mở tệp vừa tải xuống bằng cách nhấp đúp chuột vào nó.
Bước 3:
Khi quá trình cài đặt hoàn tất, WPS Office sẽ sẵn sàng để sử dụng ngay lập tức.
Câu hỏi thường gặp
1. Công cụ Tùy chỉnh Office (OCT) là gì?
Công cụ Tùy chỉnh Office (OCT) là một tiện ích của Microsoft giúp các quản trị viên CNTT cấu hình và triển khai Microsoft Office trong các tổ chức lớn. Công cụ này cho phép tạo các tệp cấu hình để tùy chỉnh nhiều khía cạnh của quá trình cài đặt Office, bao gồm ứng dụng nào sẽ được cài đặt, ngôn ngữ nào sẽ được sử dụng, tùy chỉnh cài đặt ứng dụng, và quản lý cập nhật. Bằng cách đơn giản hóa quy trình triển khai, OCT đảm bảo sự đồng nhất, hiệu quả và phù hợp với yêu cầu của tổ chức.
2. Tôi có thể chọn các ứng dụng Office cụ thể để triển khai bằng OCT không?
Có, OCT cho phép bạn tùy chỉnh quá trình triển khai và lựa chọn các ứng dụng Office cụ thể để cài đặt, loại bỏ những ứng dụng không cần thiết.
3. Tôi nên làm gì nếu gặp vấn đề khi sử dụng Công cụ Tùy chỉnh Office?
Dưới đây là một số bước để khắc phục sự cố với Công cụ Tùy chỉnh Office:
Kiểm tra lại cài đặt cấu hình của bạn để đảm bảo không có lỗi.
Xem nhật ký cài đặt để biết thêm chi tiết về lỗi.
Khởi động lại máy tính để giải quyết các vấn đề có thể liên quan đến hệ thống.
Đảm bảo rằng bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất của Công cụ Triển khai Office.
Nếu vẫn gặp vấn đề, hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Microsoft để được giúp đỡ.
WPS Office: Giải pháp thay thế đơn giản và tiết kiệm hơn
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều bộ công cụ văn phòng khác nhau, và Microsoft Office vẫn là một lựa chọn tốt với nhiều công cụ mạnh mẽ giúp quản lý công việc, tạo tài liệu và tổ chức dữ liệu. Tuy nhiên, hiệu suất của nó phụ thuộc rất nhiều vào việc thiết lập đúng cách để tránh các hạn chế như cảnh báo “Sản phẩm chưa được cấp phép” và để tùy chỉnh theo nhu cầu sử dụng.
Đối với những ai đang tìm kiếm một giải pháp đơn giản hơn, tiết kiệm hơn nhưng vẫn đáp ứng đầy đủ tính năng, WPS Office chính là một lựa chọn lý tưởng. Với giao diện thân thiện, cài đặt dễ dàng và không yêu cầu cấu hình phức tạp, WPS Office mang đến trải nghiệm làm việc hiệu quả mà không cần đầu tư quá nhiều thời gian và chi phí.
