我曾經開始與客戶合作，並向他們保證我們的討論和工作將保持機密。然而，我經常會想，這些文件本身在傳輸過程中的安全性如何。隨著信任違反的事件不斷增加，考慮如何保護敏感資訊變得至關重要。
如果你有一些希望與客戶之間保密的文件，並且不希望它們落入錯誤的手中，我在這裡分享一些有效的策略。在這篇文章中，我將引導你了解如何安全分享文件，確保文件只會傳遞給預定的接收者。
使用 WPS Office
名列榜首的是一款免費的辦公套件應用程式：WPS Office，它可以讓你以安全且可控的方式與他人分享你的工作。對於經常通過文件與客戶分享工作的人來說，有些人偏好在線訪問，而有些人則喜歡稍後離線查看文件。我選擇了 WPS Office 作為我的首選解決方案。WPS Office 提供了一些控件，讓你可以限制誰可以編輯、查看或分享你的文件，確保內容的安全性，讓你的工作、想法或研究能夠自信地與他人共享。
至於可控性，使用 WPS Office 時，我可以在分享文件時設置受限訪問，並為可以查看或修改文件內容的人分配不同的密碼。此外，無論你是想在線還是離線分享文件，WPS Office 都提供安全且易於使用的解決方案，滿足你的需求。
我知道你一直在尋找一款可以安全分享文件的文字處理器，那為何不利用這個免費的最佳選擇呢？讓我們來看看 WPS Office 中的控件，如何讓你安全且私密地發送文件。
1. 限制文件編輯
限制編輯是一個很好的功能，可以控制當你離線使用 WPS Office 分享文件時，想要控制的訪問層級。這些控件可以根據你的需求進行調整。例如，如果你正在撰寫一篇研究論文，並且不希望你的同事對「標題 3」部分進行任何更改，你可以輕鬆地通過 WPS Office 的「限制編輯」功能來設置。
讓我們來看看如何在 WPS Office 中使用「限制編輯」工具來安全分享文件：
步驟 1: 打開你想要分享的文件，並使用 WPS Office。
步驟 2: 在 WPS Writer 中，簡單地轉到「審閱」標籤，然後點擊「限制編輯」按鈕，位於審閱功能區中。
此時，您將看到「限制編輯」面板在 WPS Writer 界面右側打開。在這裡，您將有兩個主要選項可以選擇：
限制控制：此選項允許你限制其他人對特定樣式進行修改。例如，你可以防止其他人修改文檔中的「標題 3」樣式。
設置保護：此選項提供更多方法來保護你的文檔，防止不必要的編輯。你可以選擇：
將文檔設置為只讀，防止任何更改。
啟用修訂追蹤，這樣你就可以稍後接受或拒絕其他人做出的更改。
允許其他人在不修改實際內容的情況下對文檔進行評論。
允許他人填寫表單，而不改變格式或內容。
步驟 3: 根據你的文檔安全需求，選擇最合適的選項，然後分享文件。
注意：如果選擇了保護選項，你需要設置密碼來啟用保護功能。
啟用「限制編輯」模式後，你就可以放心地與他人分享文件，確保你的內容是安全的。
2. 加密文件
WPS Office 還允許你在與他人分享文件之前對文件進行加密。這可以限制未經授權的訪問，因為其他人需要密碼才能查看文件。WPS Office 提供先進的加密選項，確保你的文檔在與他人分享時是安全的。以下是如何使用 WPS Office 輕鬆加密你的文件：
步驟 1: 打開文檔並單擊 WPS Writer 界面左上角的「菜單」按鈕。
步驟 2: 在選項列表中，選擇「文檔加密」，然後從彈出菜單中選擇「加密」。
步驟 3: 現在會彈出加密窗口。在這裡，你可以設置查看文檔的密碼，以及修改文檔的密碼，這樣你可以獲得更多的控制和靈活性。
步驟 4: 對於更高級的加密選項，向右滾動並單擊「高級」按鈕。
步驟 5: 選擇你希望對文檔進行的加密類型，然後單擊「確定」。
步驟 6: WPS Office 還提供一些隱私選項，如隱藏你的身份。
步驟 7: 確認文檔加密後，單擊「確定」。
現在你的文檔已經使用 WPS Office 進行加密。如果你設置了高級加密，這將使未經授權的實體難以解密數據，幫助保護敏感信息，同時離線分享文檔。
3. 在線分享文檔
與其他在線文字處理器類似，WPS Office 也提供了在線分享文檔的選項，但還有額外的功能，如設置過期日期和禁用下載。這些功能讓你在分享文檔時擁有更多控制權。以下是如何使用 WPS Office 在線分享文檔：
步驟 1: 打開你想要分享的文檔，然後單擊右上角的「分享」按鈕。
步驟 2: WPS Office 提供了各種分享選項，但目前讓我們選擇「作為鏈接分享」選項，通過此方式你可以在線分享文檔。
步驟 3: 在「任何擁有鏈接的人」字段中，控制對文檔的訪問。如果你希望允許其他人編輯文檔，從下拉菜單中選擇「編輯」，或更改為「查看」來僅限於查看。
步驟 4: 你還可以使用切換按鈕禁用下載，防止他人下載你的文檔。
步驟 5: 設置過期日期！設置鏈接的過期日期，可以控制文檔分享的時間長短，在某些情況下非常有用。
我最喜歡 WPS Office 的地方是，即使設置了過期日期，我也可以選擇隨時停止分享鏈接。這個選項讓我可以隨時中斷對文檔的訪問。
最棒的是，一旦停止鏈接，它會變為無效。當你想再次分享文檔時，會生成一個新的鏈接。這相比其他工具，鏈接保持不變的情況下要更有用，如果稍後再次允許訪問，你不需要重新創建文檔，只需要立即生成一個新的鏈接與新的一組人共享。
使用 Google Docs 分享文件
Google Docs 是一個免費的網路工具，讓您可以從任何地方處理文件。具備內建雲端儲存、無縫協作和即時共同編輯功能，Google Docs 使得分享文件變得非常簡單。此外，它還提供了多種訪問控制功能，讓您可以管理誰能查看或編輯您的文件。
1. 限制訪問權限
當您在線上分享文件時，控制誰能夠訪問通常是個重要的問題。通常，當我分享我的工作連結時，這個連結可能會被轉發出去，讓我無法控制。Google Docs 透過允許您僅向特定電子郵件地址或電子郵件列表授權訪問來解決這個問題。這樣，只有您選擇的人才能查看您的文件，即使他們有連結，也無法訪問。
以下是如何使用 Google Docs 與特定人士分享文件的方法：
步驟 1：在 Google Docs 中，點擊位於螢幕右上角的「分享」按鈕。
步驟 2：分享對話框將打開。請在文字框中輸入您希望分享文件的人的電子郵件地址。
步驟 3：現在，您可以選擇希望提供的訪問級別。點擊下拉菜單，從「查看者」、「編輯者」或「評論者」中選擇。
步驟 4：您還可以添加訊息，以提供指示或文件的詳細信息。
步驟 5：設置完訪問權限後，點擊「連結」圖示來複製並分享連結，或點擊「發送」按鈕來直接分享文件。
2. 防止列印、編輯和複製粘貼（3個訪問級別）
使用 Google Docs 分享文件時，您可以設置某些限制來控制他人如何訪問您的文件。以下是如何在分享文件之前調整這些訪問級別的方法：
步驟 1：點擊螢幕右上角的「分享」按鈕以訪問 Google Docs 的分享選項。
步驟 2：在「一般訪問」部分，點擊下拉菜單以選擇兩個選項之一：
限制訪問：這將使您完全控制文件，分享連結給其他人不會讓他們獲得任何訪問權限。
任何擁有連結的人：選擇此選項後，您可以選擇希望給予他人何種級別的訪問權限。
步驟 3：如果選擇了「任何擁有連結的人」，請點擊下拉菜單以選擇您希望提供的訪問級別：
查看者：他人僅能查看文件內容。
編輯者：這讓任何擁有連結的人都有權對文件進行修改。
評論者：此選項允許他人對您的文件留下評論，這對於例如研究報告的反饋非常有幫助。
步驟 4：設置完訪問級別後，點擊「設置」圖示以進一步設置控制。
步驟 5：在 Google Docs 設置中，您可以選擇以下兩個額外選項：
選項 1：這允許擁有「編輯者」權限的人管理分享權限。
選項 2：此選項允許擁有「查看者」或「評論者」權限的人下載、列印或複製文件。
步驟 6：選擇訪問級別後，只需點擊「複製連結」以與他人分享連結，或點擊「完成」來關閉分享對話框。
3. 設置到期日期
在與特定電子郵件分享文件時，您還可以設置到期日期，以限制 Google Docs 的訪問時間範圍。這項功能非常有用，但目前只有符合條件的工作或學校帳戶才能使用。所以，如果您擁有工作或學校帳戶，您可以按以下步驟設置到期日期：
步驟 1：在分享對話框中，輸入您希望分享文件的人的電子郵件地址。
步驟 2：現在，簡單地點擊下拉菜單並選擇「添加到期日」選項。
步驟 3：您將看到顯示在電子郵件欄位下方的日期和時間。根據您希望授予訪問權限的時間範圍來修改日期和時間。
步驟 4：現在，只需點擊「發送」以通過電子郵件分享文件，或點擊「複製連結」以通過連結分享文件。
Google Docs 是我分享文件的首選文字處理器。然而，雖然它提供了隨時隨地存取文件的便利，但它也有一些限制，比如缺乏加密以及某些功能（如到期日期）僅限於特定帳戶類型。
使用 DRM 軟體提升安全性
Google Docs 存在安全問題，因為它無法完全解決文件共享的問題；文件很容易被轉發給不必要的收件人。另一種更安全的文件共享方式是使用像 Locklizard Safeguard 這樣的 DRM 軟體。Safeguard 是一款數字權利管理（DRM）解決方案，利用加密、文檔控制和安全查看應用來防止一切形式的未經授權共享。我覺得 Locklizard Safeguard 軟體非常有用，因為它的高級安全功能可以實現更安全的文件共享。
1. 使用 Locklizard Safeguard 保護
Locklizard Safeguard 提供的第一種共享文件的方法是將文件儲存並上傳到 Locklizard Safeguard 系統中。一旦您的文件儲存完成，它就可以與他人共享。操作方法如下：
您的受保護 PDF 文件將儲存在您的磁碟中，並在管理系統中創建對應記錄。
為每個需要訪問您的受保護 PDF 的人設立用戶帳戶。
會自動將查看器的連結和許可證文件發送給用戶。
安裝查看器並激活許可證文件（只需點擊它），它將鎖定在該設備上，除非您授予權限，否則無法在其他設備上激活。
您可以通過管理系統完全控制每個用戶可以訪問哪些受保護的文件。
然後，您可以使用 Google Docs 共享您的 DRM 保護文件。
步驟 1：在 Google Docs 中打開您的文件，然後點擊左上角的「文件」菜單。
步驟 2：接著，點擊「下載」選項，並選擇「PDF 文件 (.pdf)」，將 Google Docs 下載為 PDF。
步驟 3：找到下載的 PDF 文件，右鍵點擊它，並從選項中選擇「將其轉為安全 PDF」。
步驟 4：接著，選擇您希望使用 Safeguard Writer 應用的 DRM 控制。
註：如果您需要額外保護，您可以添加動態水印，顯示使用者名稱——這會防止人們用其他設備拍攝螢幕。
步驟 5：點擊「發布」將加密的 PDF 保存到您的計算機，並自動在管理系統中創建一個記錄。
步驟 6：為每個需要查看受保護 PDF 的人創建用戶帳戶。只需進入管理系統的「顧客」選項卡，並點擊「添加」。
步驟 7：選擇文件並在管理系統中設置所需的許可權，授予顧客訪問權限。
步驟 8：要分享 PDF，將其上傳到 Google Drive，並點擊分享圖示。
2. 在瀏覽器中查看Locklizard保護的文件
Locklizard的桌面版本非常安全，但安裝過程較為繁瑣，主要用途是保護高度敏感的文件。不過，如果您想與他人分享文件並且希望有比Google Docs更好的控制權，Locklizard還提供了基於網頁的解決方案。以下是使用方法：
步驟1：要啟用Locklizard Safeguard網頁查看器，請在保護您的文件後，從“保護狀態”視窗中選擇“保護到網頁...”
步驟2：或者，啟動網頁發布應用程式，選擇您希望上傳到雲端的文件，然後點擊“發布全部”。
步驟3：要授予客戶網頁查看器的訪問權限，請在您的管理員門戶的“客戶”標籤中，選擇其名稱旁邊的更多詳細箭頭。
步驟4：然後，在“網頁查看器”下勾選“啟用”並將登錄信息發送給他們。
轉換為帶有限制的PDF
另一種安全共享文件的方式是將其轉換為PDF格式。PDF通常被認為比Word文件更安全，因為它具有密碼保護功能，可以防止未經授權的訪問。
我個人推薦使用WPS Office，因為它可以輕鬆將Word文件轉換為PDF，並且提供強大的PDF編輯功能，使您對文件有更多控制。讓我們更仔細地看看WPS Office的PDF功能，看看它如何幫助您安全地與他人共享文件。
1. 匯出為PDF
您可以將文件匯出為PDF格式，這是一種分享文件的好方法，因為它大大減少了未經授權修改的機會。不過，有時候安全性仍然是一個問題。WPS Office通過提供全面的安全功能，讓您放心。以下是如何輕鬆將文件匯出為PDF的方法：
步驟1：首先，打開WPS Office中的Word文檔。
步驟2：然後，點擊WPS Writer界面左上角的“菜單”按鈕，從菜單中選擇“匯出為PDF”選項。
步驟3：將會打開“匯出為PDF”對話框，您可以調整文件路徑和頁面範圍等設置，然後繼續進行。
步驟4：配置好設置後，點擊“匯出”完成轉換過程。
一旦文件轉換為PDF格式，您就可以分享具有增強安全性的文件了。不過，如果您希望進一步提升文件的安全性，我建議使用WPS PDF，這樣可以加密您的PDF並設置密碼來限制訪問，提供更好的文件保護。
2. 申請 密碼保護
您可以在WPS PDF中使用密碼保護功能，為您的PDF設置鎖定，確保只有授權人員可以訪問。這個強大的工具可以讓您設置不同級別的安全性。您可以為查看文檔創建一個密碼，並為編輯創建另一個密碼。
步驟1：打開您剛剛轉換的PDF文檔，並使用WPS PDF。
步驟2：在WPS PDF中，進入“保護”標籤，然後從保護功能帶中選擇“加密”。
步驟3：在加密視窗中，您將看到兩個設置密碼的選項：
設置打開密碼：這可以保護您的PDF文檔不被未授權的訪問。與您分享PDF的人將需要密碼才能查看其內容。
設置編輯和提取密碼：這會限制打印或複製等功能。通過設置密碼，您可以防止內容被進一步分發。
步驟4：設置密碼後，點擊“確認”以應用加密。
注意：請確保將密碼保存在安全的地方並備份，因為一旦設置密碼，就無法恢復，因為WPS Office不會存儲密碼以確保更好的安全性。
步驟5：現在，簡單地關閉並嘗試重新打開PDF，您將會看到需要密碼才能訪問該文檔。
通過這種方法，您還可以限制特定功能，例如防止任何人打印或複製內容。這讓您對文檔的共享和使用擁有完全的控制權，並為您提供最終的安心感。
3. 使用水印
在WPS Office中為您的PDF添加水印，可以將文件保護提升到全新水平。雖然密碼保護確保沒有人能複製或打印您的PDF，但添加水印則提供了另一層防禦。水印作為一種可見的威懾，能夠阻止任何人截圖或拍照您的內容。
步驟1：在WPS PDF中打開您的PDF，然後轉到“編輯”標籤。
步驟2：然後，簡單地點擊“水印”按鈕，在編輯功能帶中查看可用的水印選項。
步驟3：選擇可用的預設水印選項，直接將水印添加到您的PDF中。
步驟4：WPS PDF還提供了添加自訂水印的選項。只需點擊“添加”來創建您自訂的PDF水印。
步驟5：在插入水印視窗中，設置水印的字體樣式、顏色、不透明度和其他設置。
步驟6：創建完水印後，點擊“確定”將水印有效插入PDF中。
有了水印，即使有人試圖繞過其他安全措施，您也可以聲明擁有該文檔並保持控制權。這一步驟確保您的內容保持安全且無可置疑地屬於您。
常見問題解答
1. Google Docs 是私密的嗎？
Google Docs可以保持私密，只要您不分享它們並使用強大的帳戶安全。不過，因為它們缺乏端對端加密，Google保留訪問您的文檔的權限，並可能在必要時向執法機構披露。此外，Google會收集數據以改善服務，這可能會影響您的隱私。
2. 我可以使用VPN來保護我的數據嗎？
是的，使用VPN是一種有效的數據保護方式。隨著遠程工作的興起，保護敏感信息免受不安全的公共網絡威脅變得至關重要。通過要求員工使用VPN來訪問組織文件，您可以保護數據免受潛在威脅。這種方法提供了額外的加密層，增強了隱私並確保了安全的工作環境。
3. 如何將Docs轉換為PDF？
您可以輕鬆地使用WPS Office的“匯出為PDF”功能將Docs轉換為PDF。只需按照以下步驟操作：
步驟1：使用WPS Office打開Word文檔。
步驟2：點擊WPS Writer界面左上角的“菜單”按鈕，然後從菜單中選擇“匯出為PDF”選項。
步驟3：將會打開“匯出為PDF”對話框，您可以調整文件路徑和頁面範圍等設置。
步驟4：配置好設置後，點擊“匯出”完成轉換過程。
WPS Office 無與倫比的文件安全性
當談到如何安全地共享文件時，它迅速成為一個至關重要的問題。即使您擁有各種方法來保護文件，仍然會覺得只是觸及了保護文件的表面。這時，WPS Office的全面安全計劃便派上用場。
擁有內建的文件加密、密碼保護功能，無論是離線還是在線安全選項——全都免費提供，WPS Office超越了所有競爭者。沒有其他辦公套件能在不額外收費的情況下提供這樣的綜合安全性，讓您有充分的理由選擇WPS Office來保護您的文件安全。
